Willkommen

CorvoSoft Cockpit ist deine digitale Zeit- und Absenzverwaltung. Hier findest du alle Anleitungen, sortiert nach deiner Rolle.

Was ist das?

CorvoSoft Cockpit hält fest, wann du arbeitest, wann du Pause machst und wann du frei hast. Daraus entstehen Monatsrapporte, dein Saldo (Plus- und Minusstunden) und dein Ferienstand.

Wann brauche ich das?

• Beim Stempeln (Kommen, Pause, Gehen) am PC, Tablet oder NFC-Lesegerät
• Beim Nachtragen vergessener Einträge
• Beim Beantragen von Ferien oder Krankheit
• Beim Bestätigen deines Monatsrapports am Monatsende

Wie finde ich mich zurecht?

• Anleitungen für meine Rolle — der Default zeigt dir nur was für dich relevant ist
• Alle anzeigen — Toggle oben, falls du den vollen Überblick willst
• Suchen — Such-Bar oben, findet Manuals via Title und Inhalt

Verwandt

• Login + 2FA → siehe „Anmelden und Sicherheit"
• Profil und Passwort → siehe „Profil und Passwort verwalten"

Wer hat Zugriff?

Jede Praxis (Tenant) ist isoliert — du siehst nur Daten deiner Praxis, ausser du gehörst zu HQ oder CorvoSoft.

Anmelden und Sicherheit (2FA)

Was ist das?

Du meldest dich mit deiner E-Mail-Adresse und deinem Passwort an. Falls du eine erhöhte Schutzstufe hast (Praxismanagement, Standortleitung, HQ, CorvoSoft), brauchst du zusätzlich einen 6-stelligen Sicherheitscode aus deiner Authenticator-App.

Wann brauche ich das?

Bei jedem Login. Sicherheitscodes verfallen alle 30 Sekunden; tippe sie zeitnah ein.

Schritt-für-Schritt

1. Öffne deine Praxis-URL (z.B. https://meine-praxis.cockpit.corvosoft.com).
2. Tippe E-Mail und Passwort ein, klicke Anmelden.
3. Falls Sicherheitscode verlangt: öffne deine Authenticator-App, lies den 6-stelligen Code für „CorvoSoft Cockpit" ab, tippe ihn ein und bestätige.
4. Du landest auf deinem Dashboard.

Beispiel

Sara (Praxismanagement) öffnet morgens die App, tippt ihre E-Mail und ihr Passwort ein, dann den Sicherheitscode aus Google Authenticator. Erst danach kann sie das Team-Dashboard sehen.

Was passiert im Hintergrund?

• Login-Versuche werden geloggt (Audit-Trail). Nach 5 fehlgeschlagenen Versuchen wird dein Konto temporär gesperrt.
• Sicherheitscodes werden Server-seitig verifiziert; ein einmal verbrauchter Code funktioniert nicht erneut.
• Sessions laufen nach Inaktivität ab; du wirst dann automatisch ausgeloggt.

Häufige Fragen

Ich habe meinen Authenticator verloren — was tun? Schreib an Praxismanagement oder HQ. Backup-Codes (10 einmalig nutzbare Codes) hast du bei der Erst-Einrichtung erhalten — diese funktionieren als Notfall-Login.

Mein Sicherheitscode wird nicht akzeptiert. Prüfe ob die Uhr deines Geräts korrekt geht — Authenticator-Codes basieren auf der aktuellen Zeit, eine Abweichung von mehr als 30 Sekunden verfälscht den Code.

Verwandt

• Profil und Passwort verwalten
• Datenschutz und meine Rechte

Profil und Passwort verwalten

Was ist das?

Unter „Mein Profil" siehst du deine persönlichen Daten (Name, E-Mail, Telefon, Sprache) und kannst dein Passwort ändern, Sicherheitscodes verwalten, und deine Push-Benachrichtigungen konfigurieren.

Wann brauche ich das?

• Passwort-Wechsel (mindestens halbjährlich empfohlen)
• Sprache umschalten (Deutsch / Französisch / Italienisch)
• Telefonnummer aktualisieren (für Push-Benachrichtigungen)
• Authenticator-App neu einrichten (z.B. nach Geräte-Wechsel)

Schritt-für-Schritt: Passwort ändern

1. Klick auf dein Profil-Icon oben rechts → Mein Profil.
2. Sektion Passwort → tippe altes Passwort ein, dann neues Passwort (mindestens 12 Zeichen, Mix aus Buchstaben/Zahlen/Sonderzeichen).
3. Speichern → du bekommst eine Bestätigungs-Mail.

Schritt-für-Schritt: Name oder E-Mail ändern

Aus Identitäts-Schutz-Gründen kannst du deinen eigenen Namen und deine E-Mail-Adresse nicht selbst ändern. Wende dich an:

• Praxismanagement (für MA)
• Standortleitung (für PM)
• HQ (für SL)

Die Änderung läuft über einen Bestätigungs-Workflow mit Klick-Bestätigung an deine aktuelle E-Mail-Adresse — so wird sichergestellt, dass niemand deine Identität versehentlich verändert.

Was passiert im Hintergrund?

• Jede Passwort-Änderung wird im audit_log festgehalten (wann, von welcher IP, welcher Browser).
• E-Mail- und Namensänderungen brauchen Begründungs-Kategorie + Kommentar und werden mit doppelter Bestätigung durchgeführt.
• Push-Benachrichtigungs-Einstellungen synchronisieren sich automatisch auf alle deine Geräte.

Häufige Fragen

Mein Passwort wurde abgelehnt — warum? Passwörter müssen aktuellen Richtlinien entsprechen (12+ Zeichen, kein bekanntes Leak-Passwort via HaveIBeenPwned-Check). Wähle ein einzigartiges Passwort, nicht aus anderen Diensten.

Wieso muss ich mein Passwort regelmässig wechseln? Bei kritischen Rollen (PM/SL/HQ) gilt eine Wechsel-Pflicht. MA-Rollen sind frei in der Frequenz, aber halbjährlich ist empfohlen.

Verwandt

• Anmelden und Sicherheit (2FA)
• Datenschutz und meine Rechte

Navigation: so findest du dich zurecht

Was ist das?

CorvoSoft Cockpit hat 3 Navigations-Ebenen, je nach Gerät und Aufgabe:

• Sidebar links (Desktop) — deine Hauptbereiche
• Hamburger-Menü (Mobile) — gleicher Inhalt, oben links zum Aufklappen
• Footer-Links unten — Hilfe, Anleitungen, Impressum, Datenschutz

Sidebar-Struktur

Die Sidebar ist in drei Sektionen aufgeteilt, je nach deiner Rolle:

Das Stempeln liegt bewusst im persönlichen Bereich — auch Praxismanagement und Standortleitung sind selbst Arbeitnehmende und haben eigene Stunden.

Schritt-für-Schritt: Hamburger-Menü öffnen

1. Tippe auf die drei Striche ☰ oben links.
2. Das Menü gleitet von links rein.
3. Tippe auf den gewünschten Bereich oder schliesse mit X wieder.

Top-Right-Icons (Desktop)

Oben rechts auf jeder Seite:

• Anleitungen-Icon (Buch-Symbol) — öffnet diese Manual-Sektion
• Benachrichtigungen (Glocke) — zeigt deine ungelesenen In-App-Nachrichten

Was passiert im Hintergrund?

• Die Sidebar passt sich automatisch deiner Rolle an — du siehst nur was für dich relevant ist.
• Bei Sprachwechsel im Profil ändert sich die ganze Navigation in der gewählten Sprache.
• Auf Mobile wird die Sidebar zum Vollbild-Overlay (Hamburger), Desktop hat sie fix links.

Verwandt

• Willkommen bei CorvoSoft Cockpit
• Profil und Passwort verwalten

Datenschutz und meine Rechte

Was ist das?

CorvoSoft Cockpit verarbeitet personenbezogene Daten (Name, E-Mail, Arbeitszeiten, Saldi, Absenzen). Wir halten uns an das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und an die DSGVO (für Standorte in EU).

Wann brauche ich das?

• Wenn du wissen willst welche Daten gespeichert sind über dich
• Wenn du Daten korrigieren willst (z.B. Telefonnummer)
• Wenn du eine Auskunft verlangen willst (Recht auf Datenkopie)
• Wenn du die App verlassen willst (Recht auf Löschung)

Deine Rechte

Schritt-für-Schritt: Deine Daten exportieren

1. Mein Bereich → Meine Daten
2. Klick auf Als PDF exportieren (alle deine Profil-Daten + Saldi + Absenzen + letzte 12 Monate Zeit-Einträge)
3. Datei wird heruntergeladen; bewahre sie sicher auf.

Was passiert im Hintergrund?

• Jede Datenänderung wird im audit_log festgehalten — wer, wann, was geändert.
• Daten werden in der EU (Frankreich, Clever Cloud) gehostet, Backups in der Schweiz (Infomaniak Winterthur).
• Du wirst nicht getrackt — kein Google Analytics, kein Cookie-Tracking. Cookies nur für Login-Session und Spracheinstellung.

Wer sieht deine Daten?

Häufige Fragen

Wer in meiner Praxis sieht meinen Stundensaldo? Praxismanagement und Standortleitung (für Lohn-Berechnung und Compliance-Reports).

Bleiben meine Daten nach dem Austritt erhalten? Ja, gesetzliche Aufbewahrung 5 Jahre (Schweizer ArG). Danach werden persönliche Identifikatoren entfernt.

Was passiert bei einem Datenleck? Wir informieren dich und die Datenschutzbehörde innerhalb 72 Stunden gemäss DSG/DSGVO.

Kontakt Datenschutzbeauftragter

Bei Fragen oder Anliegen: dpo@corvosoft.com

Verwandt

• Profil und Passwort verwalten
• Anmelden und Sicherheit (2FA)

Document-Upload-Pipeline verstehen

Spec H — RAG-Pipeline: Wie aus deinem PDF/DOCX-Upload sucharbares Wissen wird.

Unterstützte Formate

• ✅ PDF (text + bild via OCR)
• ✅ DOCX + ODT (python-docx)
• ✅ PNG / JPEG / TIFF (via OCR)
• ❌ DOCM / DOTM / XLSM (Macro-enabled → Security-Risk)

Pipeline-Stages

1. Upload → S3-Bucket (mymedicalcockpit-manuals)
2. SHA256-Integrity-Check (Content-Verification)
3. Text-Extraction:
   • pypdf für Text-PDFs (sofort)
   • Tesseract OCR für Bild-PDFs (Cron process-pending-ocr */10min)
   • python-docx für DOCX (sofort)
4. Embedding via Cohere embed-multilingual-v3.0 EU (Cron embed-pending */15min)
5. Topic-Klassifikation via ai_glue (Cron extract-topics */30min)
6. Pattern-Suggestion (deterministisch, basierend auf Topics)

Audit-Hash-Chain

Jeder Upload + jede Mutation → Audit-Log mit Hash-Chain.

Versionierung

Documents haben version + previous_version_id (Mig 0143). Re-Upload erstellt neue Version, alte bleibt verfügbar.

L185-Quellen

• Spec H Memo + Konzept 11 §11.20 RAG-Pipeline
• DSGVO/nDSG: Cohere EU-Region für DSG-Compliance

Inline-Help mit RAG-Suche nutzen

Single-Source-of-Truth für alle Hilfe-Anfragen: Floating "?"-Button unten rechts.

Öffnen

• Klick auf ❓ ?-Button unten rechts (alle Seiten verfügbar)
• Drawer slidet von rechts ein

Was kann ich fragen?

• Natürlich-sprachige Fragen ("Wie lege ich ein Strahlenschutzkonzept an?")
• Konkrete Begriffe ("Cadence-Editor")
• Cross-Topic-Suche ("Welche Patterns sind Konzern-global?")

Multi-Source-Suche (Smart-Router)

System kombiniert 3 Quellen:

1. Statische Manuals (app/manuals/*.md, 59 Files)
2. Dynamische Knowledge-Pool-Documents (User-Uploads, MB5+)
3. RAG-Embeddings (Cohere semantic-search, MB6+)

Result-Ranking

• Title-Match (höchste Priorität)
• Body-Match
• Tag/Keyword-Match
• Semantische Ähnlichkeit (Cosine)

BM25-Fallback

Bei Cohere-Outage automatisches Fallback auf BM25-Lexical-Search (keine Service-Unterbrechung).

L185-Quellen

• Spec H MB4 Sprint 3 Inline-Help-Drawer
• Konzept 11 §11.20.4 RAG-Smart-Router

Erste Schritte als Mitarbeitende

Was ist das?

Eine Übersicht für deine ersten Tage in CorvoSoft Cockpit — was du als erstes brauchst, in welcher Reihenfolge.

Wann brauche ich das?

Direkt nach deiner Willkommens-Mail. Du hast einen Aktivierungs-Link bekommen.

Schritt-für-Schritt: Erster Login

1. Aktivierungs-Mail öffnen und Link klicken (gültig 7 Tage).
2. Passwort setzen (mindestens 12 Zeichen).
3. Erste Anmeldung: E-Mail + Passwort eingeben.
4. Profil prüfen: Name, Telefon, Sprache — alles korrekt?

Schritt-für-Schritt: Erstes Stempeln

1. Auf dem Dashboard siehst du grosse Buttons: Kommen / Pause / Gehen.
2. Tippe Kommen wenn du arbeitsbereit bist.
3. Beim ersten Mal fragt der Browser nach Standort-Zugriff — erlaube das (für NFC-Funktionen).
4. Bei Pause: Pause drücken, bei Rückkehr nochmal Pause (Pause-Ende).
5. Beim Feierabend: Gehen drücken.

Schritt-für-Schritt: Meinen Monat einsehen

1. Mein Bereich → Monatsübersicht.
2. Du siehst alle Tage mit Ist-/Soll-Stunden und Diff.
3. Ende Monat: Klick auf eine Tageszeile öffnet den Edit-Dialog, falls du noch korrigieren musst.
4. Wenn alles stimmt: Monat bestätigen rechts oben.

Beispiel

Zfan (MA Lindenhof) startet ihren ersten Tag um 08:00 mit Kommen, geht um 12:00 in Pause, kommt um 13:00 zurück (nochmal Pause für Pause-Ende), arbeitet bis 17:00, drückt Gehen. Am Tagesende sieht sie in der Monatsübersicht: 8h gearbeitet, Pause 60min, Saldo +0:00 für den Tag.

Was passiert im Hintergrund?

• Jeder Stempel-Event geht in ein verschlüsseltes Audit-Log mit Zeitstempel, IP und Browser.
• Auto-Checkout läuft falls du das Ausstempeln vergisst (täglich 20:00 für deine Praxis).
• Saldo-Berechnung läuft live — du siehst Plus- und Minusstunden sofort.

Verwandt

• Stempeln per Web-Browser
• Stempeln per NFC-Tag
• Eintrag korrigieren oder löschen
• Monatsabschluss bestätigen

Stempeln per Web-Browser

Was ist das?

Der Standard-Weg deine Arbeitszeit zu erfassen — direkt im Browser am Computer oder Smartphone.

Wann brauche ich das?

Jeden Tag, wenn du an deinem Arbeitsplatz bist und deinen Computer/dein Smartphone schon offen hast.

Schritt-für-Schritt

1. Anmelden in CorvoSoft Cockpit.
2. Auf dem Dashboard siehst du drei Buttons:
   • Kommen (gold) — Arbeitsbeginn
   • Pause (lila) — Pause beginnt/endet (Toggle)
   • Gehen (gold-dunkel) — Arbeitsende
3. Tippe den passenden Button. Du bekommst eine sofortige Bestätigung.

Beispiel

08:00  → Kommen
12:00  → Pause (Pause-Start)
13:00  → Pause (Pause-Ende, +60 Min Pause)
17:30  → Gehen

Ergebnis: 9h 30min — 1h Pause = 8h 30min Ist-Zeit.

Was passiert im Hintergrund?

• Mehrfach-Stempeln schützen: Wenn du innerhalb von 30 Sekunden zweimal Kommen drückst (z.B. versehentlich Doppelklick), wird der zweite Klick verworfen (NFC-Cooldown-Pattern, gilt auch im Web).
• Validierung gegen Ferien/Krankheit: Falls du für heute eine genehmigte Absenz hast, wird das Stempeln blockiert mit klarer Fehlermeldung („für diesen Tag ist Ferien genehmigt — bitte zuerst Absenz stornieren").
• Auto-Checkout: Falls du Gehen vergisst, beendet das System deinen Eintrag automatisch um 20:00 (Praxis-Default), markiert als „Auto" — du kannst das danach korrigieren.

Häufige Fragen

Ich habe Pause vergessen — was tun? Geh auf Mein Bereich → Monatsübersicht, klick auf die Tageszeile, korrigiere Pause (Minuten) und gib eine Begründung an (Dropdown „Pause vergessen" oder Freitext).

Ich habe Gehen vergessen — der Eintrag steht jetzt auf 20:00. Klick auf die Tageszeile in der Monatsübersicht, ändere Bis-Zeit auf den realen Wert, gib als Grund „Abstempeln vergessen" an. Speichern.

Der Stempel-Button reagiert nicht. Lade die Seite neu (F5 / Ctrl+R). Falls es weiterhin nicht klappt: vermutlich Netzwerk-Problem — versuche es 1-2 Minuten später.

Verwandt

• Stempeln per NFC-Tag
• Pausen erfassen
• Eintrag korrigieren oder löschen

Stempeln per NFC-Tag

Was ist das?

Ein physischer NFC-Aufkleber an der Praxiswand. Du hältst dein Smartphone dagegen — der Stempel-Event wird automatisch erfasst, ohne dass du dich einloggen musst.

Wann brauche ich das?

Wenn du keinen Computer in der Hand hast, aber an einem fixen Ort kommst/gehst (Empfang, Personalraum). Schneller als Web.

Schritt-für-Schritt: Erst-Einrichtung

1. Web-Login: am Smartphone in den Browser → einloggen.
2. Mein Bereich → NFC → Gerät registrieren.
3. Du bekommst einen Geräte-Token in den Cookies, gültig 90 Tage.

Schritt-für-Schritt: Stempeln

1. Smartphone entsperren.
2. Smartphone an den NFC-Tag halten (5cm Abstand, kurz warten).
3. Browser öffnet sich automatisch auf der Stempel-Seite.
4. Du siehst sofort: „Kommen erfasst um 08:01" oder „Gehen erfasst um 17:32".

Beispiel

Dafina (Standortleitung) hält morgens ihr Smartphone an den NFC-Tag im Eingangsbereich. Innerhalb 2 Sekunden zeigt der Browser „Kommen erfasst um 07:58 (Standortleitung)". Sie steckt das Telefon ein und beginnt mit der Arbeit.

Was passiert im Hintergrund?

Hier der ganze Ablauf in einem Diagramm — du musst das nicht verstehen, es zeigt nur, dass dein Stempel sauber abgelegt + protokolliert wird:

sequenceDiagram
    autonumber
    participant Du as Du
    participant iP as iPhone
    participant App as CorvoSoft Cockpit
    participant DB as Datenbank
    participant Aud as Audit-Log

    Du->>iP: hältst iPhone an NFC-Tag
    iP->>App: öffnet Stempel-Seite (Token aus Cookie)
    App->>App: prüft Token + Ferien/Krankheit
    App->>DB: schreibt Eingang 07:35
    DB-->>App: ok
    App->>Aud: protokolliert Aktion
    App-->>Du: „Kommen erfasst um 07:35"

Das ist's. Zwei Sekunden, alles dokumentiert.

• Cooldown-Schutz: Tag-für-Tag-Stempelung innerhalb 30 Sekunden wird ignoriert (vermeidet versehentliches Doppel-Stempeln beim mehrmaligen Halten).
• Idempotency-Key: Jeder Stempel-Event bekommt eine UUID, sodass Netzwerk-Retries keinen Duplikat erzeugen.
• Validierung gegen Ferien/Krankheit: NFC-Pfad prüft jetzt (seit Mig 0087, 13.05.2026) genauso wie der Web-Pfad gegen approved Absenzen — du wirst geblockt, wenn du an einem Ferientag stempelst, mit klarer Meldung.
• Geräte-Token läuft ab: nach 90 Tagen musst du dich erneut über den Web-Login registrieren.

Häufige Fragen

Mein Tag wird nicht erkannt. Stelle sicher dass NFC auf deinem Smartphone aktiviert ist (Settings → Verbindungen → NFC). Hülle entfernen falls dick. Tag muss von der Praxis registriert sein — frag Praxismanagement.

Ich habe versehentlich „Kommen" statt „Gehen" gestempelt. Geh auf Monatsübersicht → Tageszeile klicken → Eintrag korrigieren oder löschen (mit Begründung „Stempel-Modus falsch").

Mehrere Personen am gleichen Tag. Jeder hat sein eigenes Smartphone mit eigenem Login-Token. Der Tag erkennt anhand des Tokens, wer gerade stempelt — keine Verwechslung möglich.

Verwandt

• Stempeln per Web-Browser
• Eintrag korrigieren oder löschen
• Mobile App und NFC-Tag-Setup

Pausen erfassen

Was ist das?

Pausen sind Unterbrechungen deiner Arbeitszeit (Mittagspause, Kaffeepause). Sie werden von deiner Brutto-Anwesenheitszeit abgezogen, ergibt die Netto-Ist-Zeit.

Wann brauche ich das?

• Mittagspause (meistens 30-60 Min)
• Pausen über 15 Minuten während des Tages
• Pausen unter 15 Minuten musst du nicht erfassen (ArG Art. 15: erst ab 15 Min Pause-Pflicht)

Schritt-für-Schritt

1. Beim Pausenstart: Tippe Pause auf dem Dashboard. Status wechselt auf „in Pause".
2. Bei Rückkehr: Tippe nochmal Pause (Toggle). Pause-Ende wird automatisch erfasst.

Beispiel

08:00  Kommen
12:00  Pause (Start)
13:00  Pause (Ende → 60 Min Pause registriert)
15:00  Pause (Start) — Kaffeepause
15:15  Pause (Ende → +15 Min, total 75 Min Pause)
17:00  Gehen

Ergebnis: 9h Brutto − 1h 15min Pause = 7h 45min Ist-Zeit.

Automatische Lunch-Break (falls aktiviert für deine Praxis)

Falls deine Praxis Default-Pausen-Modus „auto" hat, wird zwischen 12:00 und 13:00 automatisch eine Pause angenommen — du musst nichts drücken. Frage Praxismanagement, ob das bei euch eingestellt ist.

Was passiert im Hintergrund?

• Pause-Toggle merkt den Status: Wenn du Pause drückst und das System sieht keinen offenen Pause-Start, beginnt eine neue Pause. Wenn ein Pause-Start offen ist, beendet es ihn.
• Pause-Dauer wird in pause_minutes auf dem Eintrag gespeichert.
• Maximum 8h Pause pro Tag (Validation) — höhere Werte werden geblockt.

Häufige Fragen

Ich habe vergessen Pause zu drücken. Geh auf Monatsübersicht → Tageszeile klicken → korrigiere Pause (Minuten) von Hand. Begründung „Pause vergessen" oder „Pause falsch erfasst" auswählen.

Pause-Toggle hat nicht funktioniert (Doppel-Pause-Start). System ignoriert doppelte Stempelungen innerhalb 30 Sekunden. Wenn trotzdem Drift entstanden ist: Eintrag korrigieren mit echter Pause-Minuten-Zahl.

Verwandt

• Stempeln per Web-Browser
• Eintrag korrigieren oder löschen
• Häufige Fragen (FAQ)

Eintrag korrigieren oder löschen

Was ist das?

Korrektur oder Löschen eines bestehenden Zeit-Eintrags — du selbst, ohne Antrag, bis der Monat abgeschlossen ist.

Seit Mig 0087 (13.05.2026) gilt das MA-Vertrauens-Pattern (Lesson 81 im Konzept): „Möglichst viel Freiheit, wenig Einschränkung aber gut protokolliert und den Gesetzen entsprechend." Du editierst frei innerhalb des laufenden Monats — der Audit-Trail bleibt für rechtliche Konformität.

Wann brauche ich das?

• Auto-Stop hat falsch beendet (z.B. um 20:00 statt 17:30)
• Pause vergessen zu drücken
• Falsche Zeit eingetippt
• Test-Eintrag den du wieder loswerden willst

Schritt-für-Schritt: Korrigieren

1. Mein Bereich → Monatsübersicht.
2. Klick auf die ganze Tageszeile (Hover-Highlight zeigt dir was klickbar ist) oder auf das Stift-Icon rechts.
3. Im Edit-Dialog:
   • Korrigiere Von / Bis / Pause (Minuten).
   • Wähle einen Grund aus dem Dropdown (z.B. „Pause vergessen") oder schreibe einen Freitext (mindestens 5 Zeichen). Beides erlaubt — eines davon ist Pflicht.
4. Korrektur speichern.

Schritt-für-Schritt: Löschen

1. Im Edit-Dialog: scroll runter zur Sektion Eintrag löschen.
2. Wähle einen Lösch-Grund (Dropdown oder Freitext).
3. Löschen-Button (rot eingerahmt).
4. Bestätigungs-Dialog → OK.

Beispiel

Zfan vergisst am Mittwoch die Pause. Donnerstag merkt sie's:

1. Monatsübersicht → Mittwoch-Zeile klicken.
2. Pause (Minuten) von 0 auf 60 ändern.
3. Dropdown: „Pause vergessen" auswählen.
4. Korrektur speichern. Fertig — Saldo aktualisiert sich automatisch.

Was passiert im Hintergrund?

• Audit-Log: Dein Edit wird mit Aktion time_entry_self_edit + Begründungs-Dropdown + Freitext gespeichert. Praxismanagement sieht das im Audit-Trail.
• Soft-Delete: Beim Löschen wird der Eintrag nicht weggeworfen, sondern auf status='deleted' gesetzt — bleibt 5 Jahre im System (ArG-Aufbewahrungspflicht).
• Lock-Check: Nach Monatsabschluss (siehe „Monatsabschluss bestätigen") ist der Edit blockiert — du musst dann einen Korrektur-Antrag stellen.

Wann ist Edit blockiert?

• Monat ist bereits vom HQ freigegeben (Lohn-Export gelaufen).
• Monat ist gelockt (entweder weil du selbst bestätigt hast, oder weil 7+ Tage nach Monatsende ohne Bestätigung).

In beiden Fällen erscheint stattdessen die Option Korrektur beantragen — siehe „Korrektur beantragen nach Monatsabschluss" (deferred Phase 2).

Häufige Fragen

Ich habe einen ganzen Tag versehentlich erfasst — wie weg? Klick auf die Tageszeile → Lösch-Block ganz unten → Grund „Test-Eintrag" oder „Doppelt erfasst" → Löschen. Der Saldo passt sich an.

Brauche ich immer eine Begründung? Ja — Dropdown ODER Freitext (eines davon, beide erlaubt). Min. 5 Zeichen bei Freitext. Das schützt dich vor Missverständnissen mit Praxismanagement und ist gleichzeitig minimal-bürokratisch.

Wie weit zurück kann ich korrigieren? Solange der Monat nicht gelockt ist. Im laufenden Monat alles frei.

Verwandt

• Stempeln per Web-Browser
• Stempeln per NFC-Tag
• Monatsabschluss bestätigen
• Saldi und Ferien prüfen

Ferienantrag stellen

Was ist das?

Du beantragst Ferien für einen Zeitraum. Praxismanagement entscheidet, dann ist es genehmigt und kommt automatisch in den Jahreskalender.

Wann brauche ich das?

Sobald du planst, frei zu nehmen. Idealerweise einige Wochen im Voraus, damit Praxismanagement den Personaleinsatz planen kann.

Schritt-für-Schritt

1. Mein Bereich → Absenzen → Neuen Antrag.
2. Art: Ferien
3. Von / Bis: Datum auswählen (Wochenenden und Feiertage werden automatisch übersprungen — du musst die nicht selbst rauslassen).
4. Halbtag erster Tag (optional): falls du am Anreise-Tag noch arbeitest, Vormittag/Nachmittag wählen.
5. Halbtag letzter Tag (optional): analog falls Rückkehr-Tag nur halb.
6. Kommentar (optional): z.B. „Familienurlaub Italien"
7. Antrag absenden.

Beispiel

Zfan plant Ferien 01.07.-12.07.2026. Sie reicht am 15.05. ein:

• Von: 01.07.2026
• Bis: 12.07.2026
• Total: 10 Arbeitstage (Wochenenden automatisch ausgeschlossen)
• Kommentar: „Sommer-Urlaub mit Familie"

Sara (Praxismanagement) bekommt eine Notification, prüft die Personalplanung, klickt Genehmigen. Zfan bekommt automatisch eine Bestätigungs-Mail.

Was passiert im Hintergrund?

• Saldo wird reserviert, nicht abgezogen — solange status='pending', gilt der Antrag als geplant aber nicht final.
• Bei Genehmigung wird status='approved' gesetzt; Saldo-Abzug erfolgt automatisch (passive Berechnung via Aggregat-Query).
• Overlap-Check: Falls für einen Tag bereits eine Absenz approved/pending ist, wirst du beim Submit gewarnt.
• Validation: Stempeln auf einem approved Ferientag wird blockiert (seit Mig 0087, Sara-Bug-Sprint).

Häufige Fragen

Wie sehe ich meinen Ferien-Stand? Mein Bereich → Absenzen — oben siehst du Ferien-Guthaben + Bezogen + Restguthaben.

Wie viele Ferientage habe ich? Steht in deinem Vertrag, ist in CorvoSoft Cockpit als vacation_days_default pro Tenant hinterlegt. Pensum-Anpassung erfolgt automatisch (50% Stelle = 50% Tage).

Was passiert wenn ich während der Ferien krank werde? Siehe „Krankheit melden während Ferien" — Krankheits-Antrag splittet automatisch deine Ferien, die kranken Tage werden zurückgegeben (OR Art. 324a).

Verwandt

• Krankheit melden
• Saldi und Ferien prüfen
• FAQ

Krankheit melden

Was ist das?

Bei Krankheit (oder Unfall) erfasst du eine Absenz vom Typ „Krankheit". Im Gegensatz zu Ferien wird das automatisch genehmigt (auto_approved=true), weil Krankheit nicht von Praxismanagement geprüft werden muss.

Wann brauche ich das?

• Sobald du krank zu Hause bleibst — am besten direkt am ersten Krankheitstag.
• Auch rückwirkend möglich für Krankheit (das gilt nicht für Ferien — die müssen vorab beantragt werden).

Schritt-für-Schritt

1. Mein Bereich → Absenzen → Neuen Antrag.
2. Art: Krankheit (oder Unfall, je nach Situation).
3. Von / Bis: Datum auswählen (rückwirkend erlaubt).
4. Halbtag falls du vormittags noch gearbeitet hast und nachmittags nach Hause gegangen bist.
5. Antrag absenden — bei Krankheit ist er sofort genehmigt (kein Approval-Workflow).

Beispiel

Zfan ist Mittwoch morgens nach 2h Arbeit krank geworden:

1. Mittwoch 10:00 noch im Praxis-Web: Gehen drücken (oder zu Hause später korrigieren).
2. Absenzen → Neuer Antrag → Krankheit.
3. Von: Mittwoch, Bis: Mittwoch, Halbtag erster Tag: Vormittag (= sie ist morgens noch da, nachmittags krank).
4. Submit — sofort genehmigt.

Was passiert im Hintergrund?

• Auto-Approval: AbsenceType Krankheit hat auto_approved=true und allows_retroactive_create=true.
• Cascade-Notification: Falls für den Krankheitstag bereits ein TimeEntry existiert (du warst halb da), bekommt Praxismanagement eine Notification über den Overlap — kein Auto-Delete des Eintrags, Datenintegrität bleibt.
• Override OR 324a: Falls du während Ferien krank wirst, splittet das System automatisch deine Ferien — die kranken Tage werden zurückgegeben.

Wann brauche ich ein Arztzeugnis?

Nach der vom Praxismanagement konfigurierten Karenzfrist (Default: ab 3. Krankheitstag). Hochladen unter „Arztzeugnis hochladen" — siehe nächstes Manual.

Häufige Fragen

Ich war vormittags noch im Praxis, mittags krank. Halbtag-Option nutzen (Vormittag). Der TimeEntry bleibt erhalten für die 2 morgendlichen Stunden, der Halbtag wird als Krankheit erfasst.

Ich war 3 Tage krank ohne Smartphone — kann ich rückwirkend melden? Ja, Krankheit erlaubt rückwirkendes Erfassen. Geh am ersten Arbeits-Rückkehr-Tag ins System und reiche den Antrag ein.

Was ist mit Kind krank? Eigene Absenz-Typen wie „Familienpflege" oder „Sonderurlaub Familie" — frag Praxismanagement nach den verfügbaren Typen für deine Praxis.

Verwandt

• Arztzeugnis hochladen
• Ferienantrag stellen
• Saldi und Ferien prüfen

Arztzeugnis hochladen

Was ist das?

Bei längerer Krankheit verlangt deine Praxis ein Arztzeugnis (Default: ab dem 3. Krankheitstag, einstellbar pro Praxis). Du lädst es direkt im Krankheits-Antrag hoch.

Wann brauche ich das?

• Krankheit ≥ 3 Tage (oder Wert deiner Praxis)
• Unfall (immer Zeugnis nötig)
• Kontroll-Arztbesuch während Langzeit-Krankheit (verlängert die Krankschreibung)

Schritt-für-Schritt

1. Mein Bereich → Absenzen → öffne den Krankheits-Antrag.
2. Klick auf Arztzeugnis hochladen (Upload-Button).
3. Datei auswählen (PDF, JPG, PNG; max. 10 MB).
4. Hochladen → du bekommst eine Bestätigung „Dokument gespeichert".

Beispiel

Zfan war 5 Tage krank, hat am 3. Tag ein Arztzeugnis bekommen:

1. Krankheits-Antrag öffnen (im Absenz-Listing).
2. Arztzeugnis hochladen → Foto des Zeugnisses vom Smartphone auswählen.
3. Upload erfolgreich → Praxismanagement sieht das Dokument im Audit-Bereich.

Was passiert im Hintergrund?

• Dokumente werden verschlüsselt gespeichert (S3-kompatibles Object-Storage, EU-Region).
• Nur Praxismanagement, Standortleitung und HQ haben Zugriff auf deine medizinischen Dokumente (DSG-konform).
• Audit-Log dokumentiert wer wann auf dein Zeugnis zugegriffen hat.
• 5 Jahre Aufbewahrung gemäss ArG, danach Lösch-Workflow.

Häufige Fragen

Welches Format soll ich hochladen? PDF ist optimal (kein Qualitätsverlust). Foto-Apps wie „Adobe Scan" oder „Microsoft Lens" konvertieren Smartphone-Fotos automatisch zu PDF.

Ich habe das Zeugnis verloren — was tun? Hol ein Duplikat beim Arzt. In dringenden Fällen: Praxismanagement informieren, sie können temporär Ersatzdokumentation akzeptieren.

Mehrere Zeugnisse hintereinander (Verlängerung)? Jedes als neuen Upload — du kannst pro Krankheits-Antrag mehrere Dokumente hochladen.

Wer sieht mein Zeugnis? Nur Personen in deiner Praxis mit Rolle PM/SL und HQ. Kein anderer Tenant, kein anderer MA.

Verwandt

• Krankheit melden
• Datenschutz und meine Rechte

Monatsabschluss bestätigen

Was ist das?

Am Ende jedes Monats prüfst du deinen Monatsrapport (alle Zeit-Einträge + Saldi) und bestätigst mit „Ja, das stimmt" — das ist deine digitale Unterschrift.

Wann brauche ich das?

• Spätestens 7 Tage nach Monatsende — danach läuft ein automatischer Lock, du kannst dann nur noch via Korrektur-Antrag editieren.
• Idealerweise am 1. oder 2. des Folgemonats, damit Praxismanagement zeitnah weitermachen kann.

Schritt-für-Schritt

1. Mein Bereich → Monatsübersicht für den gewünschten Monat.
2. Prüfe jede Zeile:
   • Sind alle Tage erfasst? (Markus' Faustregel: Spalte „Ist" sollte ≠ 0 sein für jeden Arbeitstag, ausser du warst frei)
   • Stimmen Pausen? (Spalte „Pause")
   • Diff-Spalte am Ende: macht das Sinn?
3. Falls etwas nicht stimmt: Klick auf die Zeile → Korrigieren (siehe „Eintrag korrigieren oder löschen").
4. Falls alles stimmt: Oben rechts Monatsrapport öffnen → Bestätigen klicken.
5. Digital signieren: Du bestätigst „Meine Arbeitszeiten für diesen Monat sind korrekt." Klick → fertig.

Beispiel

Zfan am 1. Juni 2026:

1. Monatsübersicht Mai → durchscrollt alle 22 Arbeitstage.
2. Findet: 22.05. → Pause 60 statt 30 erfasst. Korrigiert auf 30, Grund „Pause falsch erfasst".
3. Saldo Mai zeigt +2:15h Plus.
4. Monatsrapport → Monat bestätigen → Click. Sie sieht: „Mai 2026 bestätigt am 01.06.2026 14:32".

Was passiert im Hintergrund?

• Lock wird erstellt in der month_locks-Tabelle (User-initiated).
• Signature-Hash: SHA256 aus Tenant + User + Monat + Ist/Soll/Saldo wird gespeichert — kryptografischer Beweis, dass nichts nachträglich verändert wurde ohne dass es auffällt.
• Praxismanagement bekommt Notification: „Zfan hat Mai bestätigt" — Lohn-Verarbeitung kann starten.
• Auto-Lock-Cron: Falls du 7 Tage nach Monatsende noch nicht bestätigt hast, lockt das System automatisch (mit Notification an dich + PM).

Was passiert nach Bestätigung?

• Du kannst Einträge nicht mehr selbst editieren — Lock ist aktiv.
• Falls du nachträglich noch was korrigieren musst: stellt einen Korrektur-Antrag (geht an PM, mit 48h-Eskalation an SL falls nicht entschieden).
• Lohn-Berechnung läuft auf Basis deiner bestätigten Daten — sobald HQ den Monat freigibt, wandert es in den Lohn-Export.

Häufige Fragen

Was wenn ich nicht bestätige? Nach 7 Tagen automatisches Lock (cron_auto). Nichts geht verloren, aber dein Praxismanagement bekommt eine „Wartet auf MA"-Notification — das stresst möglicherweise unnötig.

Kann ich nach Bestätigung noch was ändern? Direkt nein — über Korrektur-Antrag ja. Sara/PM kann den Lock für dich aufheben falls nötig.

Was ist die digitale Unterschrift? Klick + Zeitstempel + Signature-Hash. Rechtlich gleichwertig zu Papier-Unterschrift gemäss Schweizer Recht (siehe ZertES + UEB).

Verwandt

• Eintrag korrigieren oder löschen
• Saldi und Ferien prüfen
• FAQ

Saldi und Ferien prüfen

Was ist das?

Du siehst jederzeit deinen aktuellen Stand: Plus-/Minusstunden (Saldo) und Ferien-Guthaben.

Wann brauche ich das?

• Vor einer Ferienplanung (wie viele Tage habe ich noch?)
• Bei Monatsabschluss (wie steht meine Saldo-Bilanz?)
• Vor Lohnabrechnung (Überstunden für Auszahlung oder Kompensation?)

Saldo (Plus-/Minusstunden)

Saldo = Ist-Stunden minus Soll-Stunden.

• Plus (grün) = du hast mehr gearbeitet als dein Pensum verlangt — Überstunden
• Minus (orange) = du hast weniger gearbeitet — musst aufholen oder Ferien beziehen

Schritt-für-Schritt: Saldo einsehen

1. Mein Bereich → Monatsübersicht.
2. Saldo-Kachel oben rechts zeigt den aktuellen Monat.
3. Klick auf vorherige Monate (Pfeil-Navigation) zeigt deren Saldo.

Beispiel

Zfan hat Pensum 80% (4 Tage/Woche). Im April waren 18 Soll-Tage, sie hat 19 gearbeitet:

• Soll: 18 × 6h 24min = 115h 12min
• Ist: 124h
• Saldo: +8h 48min

Ferien-Guthaben

Ferien werden in Tagen geführt, anteilig zum Pensum.

Schritt-für-Schritt: Ferien einsehen

1. Mein Bereich → Absenzen.
2. Oben siehst du 3 Karten:
   • Ferien-Guthaben: Jahresanspruch (z.B. 25 Tage)
   • Bezogen / Geplant: bereits genehmigte + offene Anträge (z.B. 12.5 Tage)
   • Restguthaben: was bleibt (z.B. 12.5 Tage)

Beispiel

Zfan (80% Pensum) hat 25 × 0.8 = 20 Tage Jahresanspruch. Stand Mai: 8 Tage bezogen, 3 geplant (Antrag pending) → Restguthaben 9 Tage.

Was passiert im Hintergrund?

• Saldo wird live berechnet aus time_entries aggregate Query.
• Ferien-Saldo wird aus absence_requests mit status='approved' summiert — Storno gibt automatisch zurück.
• Pensum-Faktor kommt aus deinem user.weekly_hours_target und wird auf alle Soll-Werte angewendet.
• Override OR 324a: Krankheit während Ferien splittet automatisch, Ferien werden zurückgegeben.

Häufige Fragen

Mein Saldo zeigt -15h — ist das ein Problem? Im laufenden Monat oft normal (Wochenanfang noch wenig gearbeitet). Wenn am Monatsende noch -15h, sprich mit Praxismanagement über Ausgleich (Überstunden-Übertrag oder Kompensations-Tage).

Wie viele Stunden darf ich maximal als Plus anhäufen? Pro Praxis konfiguriert (overtime_threshold_weekly). Ab Schwelle warnt Praxismanagement; ab Konzern-Schwelle (meist 50h) gibt's Ausgleichs-Pflicht.

Was ist mit alten Ferien-Tagen — verfallen die? Pro Praxis konfiguriert (overtime_compensation_months für Überstunden, Ferien meist ohne Verfall). Frag Praxismanagement nach den genauen Regeln.

Verwandt

• Ferienantrag stellen
• Monatsabschluss bestätigen
• FAQ

Mobile App und NFC-Tag-Setup

Was ist das?

CorvoSoft Cockpit ist eine Progressive Web App (PWA) — du installierst sie via Browser auf dein Smartphone, ohne App Store. Plus NFC-Tag-Setup für Express-Stempeln.

Wann brauche ich das?

• Beim ersten Smartphone-Setup für CorvoSoft Cockpit
• Wenn du NFC-Stempeln nutzen willst (anstelle Web-Browser-Stempeln)
• Wenn deine Smartphone-App nicht mehr funktioniert und du sie neu einrichten musst

Schritt-für-Schritt: App installieren (iPhone)

1. Safari öffnen und deine Praxis-URL eintippen.
2. Anmelden (1 Mal — danach merkt sich der Browser).
3. Unten in Safari: Teilen-Symbol (Quadrat mit Pfeil nach oben).
4. Zum Home-Bildschirm auswählen.
5. Hinzufügen bestätigen — CorvoSoft Cockpit-Icon erscheint wie eine App.

Schritt-für-Schritt: App installieren (Android)

1. Chrome öffnen und deine Praxis-URL eintippen.
2. Anmelden.
3. Chrome zeigt automatisch einen Banner „CorvoSoft Cockpit zum Startbildschirm hinzufügen" — Installieren klicken.
4. Falls kein Banner: Chrome-Menü (3 Punkte rechts oben) → App installieren.

Schritt-für-Schritt: NFC-Tag aktivieren

1. App öffnen und anmelden (sofern nicht schon angemeldet).
2. Mein Bereich → NFC → Gerät registrieren.
3. Du bekommst einen Geräte-Token (Cookie), gültig 90 Tage.
4. Halte dein Smartphone an einen NFC-Tag → sollte automatisch die Stempel-Seite öffnen.

Was passiert im Hintergrund?

• PWA-Service-Worker cached Statiken (CSS, JavaScript) → schnelle Ladezeit + Offline-Banner falls offline.
• Push-Notifications funktionieren wie native Apps (sofern erlaubt).
• NFC-Token wird im Browser-Cookie gespeichert, automatisch im NFC-Header mitgeschickt.

Häufige Fragen

Funktioniert das auch ohne Mobilfunk-Empfang? Stempel-Aktionen brauchen Netzwerk (zum Server-Sync). Aber: die App-Hülle ist gecacht — du siehst sofort wenn der Server down ist und kannst manuell nachstempeln.

Mein NFC funktioniert nicht (Android). Settings → Verbundene Geräte → NFC aktivieren. Smartphone-Hülle entfernen falls dick.

Mein NFC funktioniert nicht (iPhone). iPhone XR und neuer haben NFC. Du musst die App ein Mal geöffnet haben — danach erkennt iOS NFC-Tags automatisch.

Wie lange hält mein NFC-Token? 90 Tage. Nach Ablauf einfach nochmals im Web einloggen + registrieren.

Verwandt

• Stempeln per NFC-Tag
• Stempeln per Web-Browser
• FAQ

Häufige Fragen (FAQ) für Mitarbeitende

Stempeln

Ich habe vergessen einzustempeln. Geh auf Mein Bereich → Zeit nachtragen. Datum + Von/Bis eintippen, Begründung „Nachtragen vergessen" oder „Aufstempeln vergessen". Speichern.

Ich habe vergessen auszustempeln — Auto-Checkout hat 20:00 eingetragen. In der Monatsübersicht auf die Tageszeile klicken → Bis-Zeit korrigieren → Grund „Abstempeln vergessen" → speichern.

Mehrfach gestempelt — wird das doppelt gezählt? Nein. Innerhalb 30 Sekunden ignoriert das System Doppel-Stempel (NFC- und Web-Pfad).

Korrekturen

Wie weit zurück kann ich Einträge korrigieren? Solange der Monat nicht vom System gelockt ist (siehe „Monatsabschluss bestätigen"). Im aktuellen Monat alles frei editierbar.

Muss ich immer eine Begründung angeben? Ja — Dropdown oder Freitext (min. 5 Zeichen). Eines davon ist Pflicht, beides erlaubt.

Absenzen

Wie viele Ferientage habe ich? Mein Bereich → Absenzen → siehe Ferien-Guthaben-Karte oben.

Ich war krank während Ferien. Stelle einen Krankheits-Antrag für die kranken Tage — das System splittet die Ferien automatisch und gibt dir die kranken Tage zurück (OR Art. 324a Override).

Wie reiche ich rückwirkend Krankheit ein? Krankheit erlaubt rückwirkendes Erfassen (allows_retroactive_create=true). Ferien dagegen nicht — die müssen im Voraus eingereicht werden.

Saldi

Mein Saldo zeigt Minus — was tun? Das ist im laufenden Monat oft normal. Am Monatsende: mit Praxismanagement besprechen wie ausgleichen (Kompensations-Tag oder im nächsten Monat aufholen).

Verfallen meine Überstunden? Pro Praxis konfiguriert. Frag Praxismanagement nach der Regel.

Monatsabschluss

Bis wann muss ich bestätigen? Spätestens 7 Tage nach Monatsende — danach lockt das System automatisch. Idealerweise sofort am 1. oder 2. des Folgemonats.

Kann ich nach Bestätigung noch was ändern? Über einen Korrektur-Antrag ja. Direktes Editieren ist blockiert.

Login + Profil

Ich habe mein Passwort vergessen. Auf der Login-Seite: Passwort vergessen? klicken → E-Mail eintippen → Reset-Link in deiner Mailbox (nur der jüngste Link ist gültig).

Ich habe meinen Authenticator verloren. Wende dich an Praxismanagement oder HQ. Du hast Backup-Codes bei der Erst-Einrichtung erhalten (10 einmalig nutzbare Codes — diese funktionieren als Notfall-Login).

Wie wechsle ich die Sprache? Mein Bereich → Meine Daten → Sprache (Deutsch / Français / Italiano) → speichern.

Sonstiges

Wo finde ich meine Lohnabrechnung? Lohnabrechnungen kommen separat von deiner Praxis-Buchhaltung — CorvoSoft Cockpit liefert die Zeitdaten, nicht die Lohnabrechnung.

Wer sieht meine Daten? Du selbst, Praxismanagement, Standortleitung, HQ — niemand sonst (kein anderer MA, keine andere Praxis). Volldetails: „Datenschutz und meine Rechte".

Ich habe einen Fehler gefunden — wem melde ich das? Praxismanagement oder direkt support@corvosoft.com.

Verwandt

• Alle MA-Manuals (links in der Sidebar)
• Datenschutz und meine Rechte